Comment scanner un document ?

Actuellement tout peut s’échanger en ligne, d’une simple photo jpg à la signature d’un contrat virtuel. Pour l’échange de document, le présentiel n’est plus une obligation. Quant au stockage, fini les piles de documents amassées sur le bureau et bonjour les dossiers bien placés dans les fichiers. Tout ceci est possible grâce à la numérisation ou à l’emploi du scanner. Quel est donc ce petit trésor de l’informatique et comment l’utiliser. On vous renseigne !

Scanner c’est quoi ?

Le scanner est devenu un outil indispensable dans le quotidien des humains. Qu’il soit intégré dans un smartphone ou branché à un ordinateur, ses fonctionnalités restent très pratiques. Voyons ensemble ce qu’est réellement un scanner, quels en sont les types et pourquoi l’utiliser ?

Définition du scanner

Le scanner est un matériel informatique qui permet de convertir un document physique en document numérique. Il analyse la réflectance d’un document structure par structure. Un capteur au niveau du scanner change la lumière réfléchie en signal électrique et permet d’en faire ressortir la numérisation. Une fois numérisée, le document est régi par des codes informatiques constituants une matrice définissant la version digitalisée. La version numérique facilite la manipulation du document, ce dernier peut être partagé en ligne et manié facilement par ses utilisateurs.

Pourquoi scanner un document ?

La raison qui pousse à scanner un papier est simple. Le document électronique est plus facile à manier. Il est plus pratique de le partager à d’autres utilisateurs sans le moindre déplacement. Plusieurs moyens de partage en ligne sont disponibles, si on n’évoque que les réseaux par emails.

Il est également plus sécurisé en matière de sauvegarde. Alors que les papiers, eux, font souvent l’objet de pertes, on oublie où on l’a déposé et les feuilles se perdent facilement. Mais la numérisation est encore plus intéressante quand elle a pour but de stocker des dossiers confidentiels grâce à la numérisation sécurisée.

Quels sont les différents types de scanner ?

Plusieurs types de scanner sont disponibles sur le marché selon sa forme et surtout son utilisation, on distingue donc :

• Le scanner à défilement
• Le scanner à plat
• Le scanner à main
• Le scanner de film ou à tambour
• Le scanner intégrée dans les smartphones

Comment scanner ?

Nous sommes entrés dans l’ère de la digitalisation qui court à grande vitesse. L’emploi des documents en version papier commence à se faire très rare. Il est donc indispensable de savoir scanner un document. Il y a plusieurs façons de le faire, via un ordinateur ou directement avec son smartphone. Si vous ne savez pas comment faire, suivez nos instructions.

Comment scanner un document avec son ordinateur ?

Scanner son document avec son ordinateur dépend du type d’appareil que l’on possède :

Sous Windows

• Connectez votre ordinateur à votre scanner et allumez les deux, Installez l’imprimé à l’intérieur du scanner, face à la vitre.
• Cliquetez sur « Démarrer ».
• Sélectionnez « Télécopie et numérisation » dans l’onglet « télécopie ».
• Choisissez après « Nouvelle numérisation », à l’extrémité gauche de la fenêtre.
• Choisissez le scanner que vous désirez employer en appuyant sur le bouton « Modifier ».
• Sélectionnez le type de document.
• Entrez la source du document.
• Déterminez la couleur du rendu, en noir et blanc ou en couleur.
• Choisissez le type de fichier que vous aimeriez avoir (PDF, Word etc.).
• Faites des modifications selon votre préférence (clarté, contraste).
• Cliquetez sur « Aperçu » pour vérifier le tableau de la numérisation.  
• Finalisez l’opération en cliquant sur « Numériser ».

Sous Mac

• Mettez le papier à l’intérieur du scanner allumé.
• Entrez dans l’onglet « Pomme ».
• Entrez dans « Préférences système ».
• Cliquetez sur le symbole « Imprimantes et scanners ».
• Sélectionnez l’instrument que vous allez employer pour la numérisation.
• Cliquez « Ouvrir le scanner » dans le menu « Scan » (à l’extrémité droite).
• Sélectionnez « Afficher les détails » pour visualiser les différentes possibilités.
• Sélectionnez le type de document.
• Déterminez la couleur du rendu, en noir et blanc ou en couleur.
• Faites des modifications selon votre préférence.
• Sélectionnez le type de fichier que vous aimeriez avoir (PDF, Word etc.).
• Confirmez la numérisation par « Numériser ».

Comment scanner un document via smartphone

On n’a pas toujours besoin d’un scanner à part entière pour faire une numérisation. Nos smartphones disposent déjà actuellement de scanner intégré. Que votre mobile soit un Android ou un produit d’Apple, la numérisation est toujours possible. On vous montre comment faire pour ces deux types d’appareils.

Pour Android

• Cliquez le logo de Google Drive.
• Choisissez un fichier qui servira de stockage à votre dossier numérisé dans « My Drive ».
• Cliquez ensuite sur + ou « Create new » qui signifie créez un nouveau.
• Cliquez sur « Numériser » (sous forme d’appareil photo).
• Prenez une image du document en mettant bien l’appareil photo au-dessus de ce dernier.
• Capturez l’image.
• Cliquez sur les trois points et confirmez par « Télécharger ».

Pour iPhone

• Allez dans le menu « Notes »
• Choisissez un fichier qui servira de stockage à votre dossier numérisé puis sélectionnez « Nouvelles notes »
• Appuyez sur le « + », au milieu de l’écran en bas
• Optez pour « Scanner des documents »
• Installez l’appareil au-dessus du document à digitaliser
• Capturez l’image
• Choisissez « Reprendre », pour recommencer ou « Conserver le scan », pour poursuivre
• Cliquez sur « Enregistrer »
• Optez ensuite sur « Créer un PDF »
• Cliquez sur OK (en haut à gauche)
• Sélectionnez « Enregistrez le fichier dans… »
• Choisissez le lieu d’enregistrement et confirmez.

Quelles sont les autres options en termes de numérisation ?

Parfois les smartphones n’ont pas d’option « scanner » intégré, alors il faut faire appel à des applications spécialisées. Avec ces applications, il est possible de modifier les documents, les contraster, les réduire, régler l’éclairage etc.

Également, pour des fins plus professionnelles, des prestataires sont spécialisés dans la numérisation des documents comme :

• LAD (Lecture Automatique des Documents)
• RAD (Reconnaissance Automatique des Documents)
• OCR (Reconnaissance Optique des Caractères)

Parfois, pour une raison ou une autre, d’ordre juridique par exemple, des documents doivent rester confidentiels. Pour la sécurité du fichier, il est recommandé de faire appel à des numérisations fiables. Sa spécificité réside sur le fait qu’elle copie l’originale tel qu’elle par plusieurs procédées : empreinte électronique, horodatage qualifié, cachet électronique qualifié, signature électronique qualifiée. Toutes tentatives de modifications après numérisation seront directement découvertes et signalées.

Actuellement, il est aussi possible de scanner un document aves sa signature. Fill & Sign est une des applications qui permet de signer numériquement un document.